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iso取得に欠かせない外部コンサルの費用|企業における情報管理

システム導入時の優先順位

オフィス

電子書籍などが普及した現代において、企業内部での文書管理にも電子化が採用されるようになりました。電子化をスムーズに進めるために活用されるのが文書管理システムですが、システムを導入する際はいくつかのポイントがあるので担当者はおさえておくと良いでしょう。まず1点目のポイントとして、利用目的に優先順位付けを行なうということが挙げられます。電子化した文書をどのようにして利用するのかによって優先順位は異なってくるのです。何度も閲覧するような資料であれば検索機能を優先し、データベースとして積み重ねていくのがメインであればバージョン管理のしやすさが優先だといえます。機密の情報を文書管理するのがメインであればセキュリティ面を重視する必要があるでしょう。2点目のポイントとしては、部署ごとに意見を吸い上げるという点になります。部署によって日々の業務で作成する文書の数や種類は異なるので、事前にヒアリングが重要になってきます。場合によっては文書管理システムが不必要な部署があるので、事前の確認は非常に重要です。この際に2つ決めておくと良いのが、各部署で管理を行なう担当者を決めておくことと、閲覧書き込み権限を誰に付与するかということです。複数人で文書管理を行なうのでこのようなルール決めは先に行なっておくと、後になって混乱せずに済みます。また、このようなシステムを導入して文書管理を行なう場合は、管理部門だけでなく現場で働く従業員の意見を取り入れて導入を進めていくことも大切です。